POINT①

電話代行サービスを選ぶ際、オプションは非常に重要な要素です。基本料金に含まれているサービスだけでは足りない場合、必要に応じてオプションサービスを追加することで、より自分のニーズに合った対応を受けることができます。以下に代表的なオプションサービスを紹介しますので、参考にしてください。

1. 24時間対応オプション

多くの企業は営業時間内に電話対応を行いますが、顧客対応を夜間や休日にも行いたい場合、24時間対応オプションを追加できます。このオプションでは、深夜や週末にかかってくる電話にも対応できるため、時間帯に関係なく顧客サポートを提供することが可能です。特に、グローバルなビジネスを展開している場合や、海外の顧客と取引している場合に便利です。

2. 多言語対応

海外からの電話対応が必要な場合、英語やその他の言語に対応できるオプションを選ぶことができます。このオプションを追加することで、外国語の電話をスムーズに対応でき、国際的なビジネス展開に役立ちます。例えば、英語対応や中国語対応など、複数の言語に対応したオペレーターが電話を受けることができます。

3. 専門的な業務知識に基づく対応

業種によっては、電話応対に特別な知識が必要な場合があります。例えば、医療、法律、IT、金融業界などでは、顧客からの問い合わせが専門的な内容を含むことが多いです。これに対応するために、業界ごとに特化したオペレーターを選択できるオプションがあります。このオプションを選ぶことで、専門知識を持ったオペレーターが対応し、より質の高いサービスを提供することができます。

4. メッセージの転送・詳細な報告オプション

基本的な電話代行では、メッセージを伝達するだけのサービスが提供されますが、詳細な報告やデータ管理が求められる場合もあります。このオプションでは、電話対応後に詳細な報告書やメッセージ内容を送信するサービスを追加できます。また、電話の内容をデジタルで記録し、後で簡単にアクセスできるようにする機能もあります。

5. カスタマイズ可能な応答スクリプト

電話代行サービスでは、オペレーターがどのように対応するかをあらかじめ設定することができます。例えば、特定の問い合わせに対して必ずこう応答してほしい、重要な情報は必ず確認してから転送してほしいなど、細かな指示をオペレーターに与えることができるオプションです。こうしたオプションを利用することで、よりブランドイメージに即した対応が可能になります。

6. 電話の録音機能

電話代行サービスの中には、通話内容を録音して後で確認できる機能がついている場合があります。このオプションを利用することで、クレームや重要な指示内容、会話の内容を記録しておくことができ、後で問題が発生した際に確認ができます。また、社員教育や品質管理のためにも役立ちます。

7. 緊急対応オプション

急な対応が求められる場合、緊急対応オプションを選ぶことができます。このオプションでは、電話を受けた際に「緊急」としてマークされ、優先的に対応が行われるため、迅速な対応が求められるシーンで役立ちます。例えば、ITシステムの障害対応や、医療分野での緊急の連絡などで重要です。

8. SMS・メール通知オプション

電話代行サービスでは、電話を受けた後にSMSやメールで通知を送るオプションが提供されることがあります。これにより、電話を受けた担当者が不在でも、電話内容をすぐに把握することができ、速やかに対応することが可能になります。

まとめ

電話代行サービスを利用する際は、基本料金に加えて、オプションサービスを活用することで、自社のニーズにぴったりのサポートを受けることができます。どのオプションが必要かを見極め、効率的かつ効果的にサービスを利用することが重要です。また、オプションを選ぶ際は、料金やサービス内容をしっかりと比較し、自分にとって最適なプランを選びましょう。

前のページ次のページ