代表電話としての電話代行

代表電話とは、会社の窓口として利用される電話番号のことです。

代表電話の番号は、ホームページやパンフレット、名刺などに記載される電話番号となり「会社の窓口」になります。

現在ではテクノロジーの進化やコミュニケーション手段の多様化に伴い、代表電話の役割も時代と共に変化しています。

多様化したツール

テクノロジーの進化やコミュニケーション手段の多様化に伴い、代表電話の役割が減ってきています。
これまで「代表電話」で対応していた「お得意様からの連絡」「社員間同士の連絡」「新規のお客様からの問合せ」などの多くが新しいコミュニケーション手段を利用して対応できるようになりました。

減っていく代表電話の役割

代表電話にかかってくる電話の数は確実に減っています。
会社経営においては、代表電話の設置が絶対に必要という事ではありませんが、代表電話を完全に廃止してしまうことはデメリットが生じてくることも事実です。

会社の社会的信頼性が失われてしまう
新規顧客の取りこぼしなど

以下は代表電話にかかってくる電話の一例です。

• 金融機関からの連絡
• 行政機関（年金事務所等）からの連絡
• 業者からの連絡
• 営業電話

一方では、コロナ禍以降、リモートワークなど柔軟な働き方が推進されるなか、「テレワークの導入・定着・拡大に向けて必要なこと」の一つに、「代表電話」等の電話対応という回答が3割以上あったこともわかりました。

※2022年の東京都の調査による

代表電話として電話代行を活用する理由

このように代表電話の役割の変化・受電件数が減ってきている中、営業電話の占める割合が多くなってきています。社員が営業電話の応対することでストレスとなり生産性が落ちる要因となります。
また、リモートワークも促進できるようになるなどの数多くの理由があげられます。